Gerçekten Kullanacağınız 5 Microsoft Outlook Kuralı


Microsoft Outlook kuralları ile e-postalarınızı düzenli ve gelen kutunuzu en iyi durumda tutabilirsiniz. Kurallar, e-postaları klasörlere taşıyabilir, ses çalabilir, otomatik olarak yanıtlayabilir ve çok daha fazlasını yapabilir. Listeyi en iyi ve en pratik Outlook kurallarından bazılarına indirgedik.

Outlook Kuralları Nasıl Kurulur?

İşlem ve seçenekler, Windows'ta Outlook ile Mac arasında biraz farklılık gösterir. Sürece aşina değilseniz, her sürümde yeni kural kurulumuna nasıl gideceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Windows'ta Outlook

Windows'ta Outlook'ta, Kural Sihirbazı'nı şu yollardan biriyle açın:

  • Dosya > Bilgi'ye gidin ve Kuralları ve Uyarıları Yöneti seçin. Ardından, Yeni Kuralı seçin.
  • Gelen kutunuzdan Ana Sayfa sekmesine gidin. Şeridin Taşı bölümündeki Kurallar açılır menüsünü seçin ve Kuralları ve Uyarıları Yönetini seçin. Ardından, Yeni Kuralı seçin.

Mac'te Outlook

Mac'te Outlook'ta, Kural yöneticisini şu yollardan biriyle açın:

  • Menü çubuğunda Outlook > Tercihler'e gidin ve Kuralları seçin. Birden fazla hesabınız varsa soldaki hesabı seçin. Ardından, kural listesinin altındaki artı işaretini tıklayın.
  • Gelen kutunuzdan Ana Sayfa sekmesine gidin. Şeridin Taşı bölümündeki Kurallar açılır menüsünü seçin ve Kuralları Düzenleyi seçin. Soldaki hesabı seçin ve kural listesinin altındaki artı işaretini tıklayın.

Outlook sürümünüzde yeni kural ekranını açtıktan sonra, e-postalarınız üzerinde otomatik olarak işlem yapmak için bir kural oluşturmanın zamanı geldi.

1. Hassas Mesajları Taşıyın

Gizli, özel veya kişisel olarak işaretlenmiş bir e-posta alabilirsiniz. Birinin dikkatini çekme ihtimaline karşı bu tür mesajların gelen kutunuzda kalmasını istemeyebilirsiniz. Neden gelir gelmez onları belirli bir klasöre taşımıyorsunuz?

Windows'ta hassas bir mesaj kuralı ayarlamak için, boş kural alanında Aldığım Mesajlara Kural Uygulayı seçin ve İleriyi tıklayın. Hassasiyet Olarak İşaretlendi kutusunu işaretleyin. Alt kısımdaki Adım 2 kutusunda, Hassasiyete tıklayın ve açılır listeden türü seçin. Ardından, Tamamı tıklayın ve İleriyi seçin.

Belirtilen Klasöre Taşı kutusunu işaretleyin. 2. Adım kutusunda, Belirtilene tıklayın, klasörü seçin ve Tamama tıklayın. İleriyi seçin.

İsteğe bağlı olarak istisnaları seçin. Ardından, kuralınıza bir ad verin ve Bu Kuralı Aç kutusunu işaretleyin. Dilerseniz diğer kutucuklardan birini işaretleyerek kuralı uygulamak için “Bitir” butonuna tıklayabilirsiniz.

Mac'te hassas bir mesaj kuralı oluşturmak için, bir mesaj geldiğinde ilk açılır listeden Hassasiyeti seçin. Sağdaki açılır menüden türü seçin.

Aşağıdakileri Yapının altındaki ilk açılır kutuda Klasöre Taşıyı seçin ve sağdaki klasörü seçin.

Varsayılan adı kullanabilir veya isterseniz değiştirebilirsiniz. Ardından, Etkin için kutuyu işaretleyin, isteğe bağlı olarak diğer kuralları uygulamamak için kutuyu işaretleyin ve kuralı uygulamak için Tamam ı tıklayın.

2. Otomatik Yanıtları İşleyin

Gelen kutunuzda yer kaplayan başka bir e-posta türü de otomatik yanıttır. Biri ofis dışındaysa veya bir şirketle iletişime geçerseniz bir tane alabilirsiniz. Bu yanıtlar yararlı olabilse de, normalde eyleme geçirilemez. Bunları daha sonra görüntülemek, düşük öncelikli olarak işaretlemek veya sadece okundu olarak işaretlemek için bir klasöre taşımak isteyebilirsiniz.

Windows'ta, boş kural alanında Aldığım İletilere Kural Uygulayı seçip İleriyi tıklayarak bir otomatik yanıt kuralı oluşturmaya başlayın. Hangisi Otomatik Yanıttır kutusunu işaretleyin. Ardından, İleriyi seçin.

Gerçekleştirmek istediğiniz eylemin kutusunu işaretleyin ve varsa Adım 2 kutusundaki seçeneği seçin. Örneğin, düşük öncelikli olarak işaretlemek için Önem Olarak İşaretle kutusunu işaretleyin, Önemi tıklayın ve Düşükü seçin. Ardından, Tamam ve İleri yi tıklayın.

Aşağıdaki alana herhangi bir istisna ekleyin, İleriye tıklayın ve kuralı tamamlayın.

Mac kullanıyorsanız ve otomatik yanıt kuralı istiyorsanız, bir mesaj geldiğinde ilk açılır listeden Türü seçin. Sağdaki açılır menüden Otomatik Yanıtlayı seçin.

Aşağıdakileri Yapın altında, önceliği işaretle veya okundu gibi eylemi seçin. Etkin kutusunun işaretli olduğundan emin olun ve kuralı uygulamak için Tamamı tıklayın.

3. Önemli E-postalar için Eşsiz Bir Ses Çalın

Hepimiz bazı e-postaların diğerlerinden daha önemli olduğunu biliyoruz. O VIP'den bir mesaj geldiğinde bunu bildiğinizden emin olmak istiyorsanız, belirli bir sesi çalabilirsiniz.

Windows'ta, Güncel Kal alanında Birinden Mesaj Aldığımda Ses Çal öğesini seçerek benzersiz bir uyarı kuralı alabilirsiniz.

2. Adım kutusunda, Kişiler veya Genel Grup seçeneğini tıklayın. Kişiyi seçin ve eklemek için alttaki Kimdeni tıklayın. Aynı sesi istediğiniz diğer kişiler için de aynısını yapın ve bitirdiğinizde Tamamı seçin.

2. Adım kutusunda Sesi tıklayın, bilgisayarınızdaki sesi bulun ve Açı seçin.

İstisnalar eklemek istiyorsanız, bunları eklemek ve işlemi tamamlamak için İleriyi seçin. Aksi takdirde, Bitiri tıklamanız yeterlidir.

Mac'te bu özellik şu anda yalnızca soldaki İstemci Kuralları listesindeki hesaplar için çalışır, Sunucu Kuralları için çalışmaz. Seçiminizi yapın ve sağdaki artı işaretine tıklayın.

İlk açılır listeden Kimdeni seçin, sonraki açılır listeden bir seçenek seçin ve sağdaki kişiyi ekleyerek bitirin.

Aşağıdakileri Yapın altında, Sesi Çalı seçin ve sonraki açılır kutudan sesi seçin.

Etkin için kutuyu işaretleyin, isteğe bağlı olarak diğer kuralları uygulamamak için kutuyu işaretleyin ve “Tamam” ı tıklayın.

4. Özel Bir Uyarı Mesajı Görüntüleyin

Belirli bir sesi duymak yerine belirli e-postalar için benzersiz bir mesaj görme fikrini seviyorsanız, bunun yerine bunun için bir kural oluşturabilirsiniz. Ardından, uyarı penceresinde görüntülemek istediğiniz metni seçin.

Windows'ta Outlook'ta özel bir uyarı mesajı oluşturmak için Güncel Kal alanında Yeni Öğe Uyarısı Penceresinde Birinden Gelen Postayı Görüntüleyi seçin.

2. Adım kutusunda Kişiler veya Genel Grup seçeneğini tıklayın. Kişiyi seçin ve eklemek için alttaki Kimdeni tıklayın. Aynı uyarıyı almak istediğiniz diğer kişileri ekleyin ve bitirdiğinizde Tamamı seçin.

2. Adım kutusunda Belirli Bir Mesajı tıklayın, beliren kutuya metni ekleyin ve Tamamı seçin.

İstisnalar eklemek istiyorsanız, bunları eklemek ve işlemi tamamlamak için İleriyi seçin. Aksi takdirde, Bitiri tıklamanız yeterlidir.

Mac için Outlook'ta, ses çalma özelliği gibi, özel uyarı mesajları şu anda İstemci Kuralları listesindeki hesaplar için çalışıyor. Seçiminizi yapın ve sağdaki artı işaretine tıklayın.

İlk açılır listeden Kimdeni seçin, sonraki açılır listeden bir seçenek seçin ve sağdaki kişiyi ekleyerek bitirin.

Aşağıdakileri Yapın altında, Diyaloğu Görüntüleyi seçin ve Mesajı Görüntüle'ye tıklayın. Mesajı yazın ve Tamamı tıklayın.

Etkin için kutuyu işaretleyin, isteğe bağlı olarak diğer kuralları uygulamamak için kutuyu işaretleyin ve Tamam ı tıklayın.

5. Şablonla Otomatik Yanıt

Otomatik yanıt almanın diğer tarafında, belki de kendi yanıtınızı göndermek istersiniz. Outlook'ta bir şablon ayarlayabilir ve bununla birlikte aldığınız belirli iletileri otomatik olarak yanıtlayabilirsiniz.

Bir yanıt şablonu ayarlamak için, boş kural alanında Aldığım Mesajlara Kural Uygulayı seçin ve İleriyi tıklayın.

Kullanmak istediğiniz koşul için kutuyu işaretleyin. Birden fazla seçebilirsiniz. Bu, konudaki belirli kelimeler veya belirli bir e-posta hesabı aracılığıyla olabilir. Koşulu işaretledikten sonra, varsa değişkeni seçmek için Adım 2 kutusundaki bağlantıyı kullanın. Sonrakine tıkla.

Belirli Bir Şablon Kullanarak Yanıtla seçeneğini işaretleyin. Ardından, 2. Adım kutusundaki Belirli Bir Şablon seçeneğini tıklayın.

Şablon konumunu seçmek için üstteki açılır menüyü kullanın. Şablonu seçin ve Açı seçin.

İleriye tıklayın, istediğiniz istisnaları ekleyin ve tekrar İleriye tıklayın. Kuralın geri kalanını tamamlayın ve Bitiri seçin.

Bu Outlook kurallarıyla, gelen kutunuzu bir profesyonel gibi yöneteceksiniz. Daha fazla bilgi için, Outlook'ta otomatik BCC'ler için kuralların nasıl kullanılacağına bakın.