Microsoft Outlook'ta Özel Arama Klasörleri ile Zaman Kazanın

Outlook'ta arama yapmak oldukça kolaydır, ancak düzenli aralıklarla yaptığınız zaman neden aynı aramaları tekrar tekrar yazmaktan rahatsız olursunuz? Özel Arama Klasörleri, bu özel aramaları kaydetmenize izin verir; böylece bir veya iki tıklamayla bunlara geri dönebilirsiniz.

Özel Arama Klasörleri'ni kaydedilmiş bir arama gibi düşünmek cazip gelse de, aslında bundan daha havalılar. Otomatik olarak güncellendiğinden, aslında daha güçlü olanların dışında, Gmail'deki Etiketler özelliğine benzer şekilde sanal klasörler gibi çalışırlar. Yalnızca okunmamış, belirli bir kişiden gelen ve bir veya daha fazla eki olan mesajları gösteren bir klasör mü istiyorsunuz? Sorun değil.

Onları nasıl ayarlayacağınıza bir göz atalım.

Outlook'ta Önceden Tanımlanmış Arama Klasörü Oluşturma

Outlook zaten kullanabileceğiniz önceden tanımlanmış bir dizi arama klasörüne sahiptir. Bunların hiçbirini daha fazla özelleştiremezsiniz, ancak yalnızca ihtiyaçlarınızı karşılaması durumunda ilk önce göz atmaya değer.

Başlamak için, arama klasörlerinizi pencerenin sol tarafındaki Outlook veri dosyanızdaki klasörler listesinin altında bulabilirsiniz. Her veri dosyasının kendine ait bir arama klasörü vardır, böylece birden fazla hesabı kontrol etmek için Outlook kullanıyorsanız, her biri için farklı arama klasörleri ayarlayabilirsiniz.

İlk arama klasörünüzü oluşturana kadar, o “Arama Klasörleri” klasörünü bile seçemezsiniz. Bir arama klasörü oluşturmak için Şerit üzerindeki “Klasör” sekmesine geçin ve ardından “Yeni Arama Klasörü” düğmesini tıklayın.

Bu, Yeni Arama Klasörü penceresini açar. Postaları Okumak, Kişilerden ve Listelerden Gelen Postalar ve Postaları Düzenlemek gibi kategoriler halinde düzenlenmiş bir dizi önceden tanımlanmış arama klasörü göreceksiniz. Klasörlerin çoğu kendi kendini açıklar niteliktedir, bu yüzden onları ayrıntılı olarak ele almayacağız - sadece göz atabilirsiniz.

Burada, okunmamış postaları gösteren yeni bir arama klasörü oluşturuyoruz. Hangi okula kayıtlı olursa olsun, okunmamış tüm postalarınızı gösterdiği için çevrede bulunması çok kullanışlı bir arama klasörüdür. Oluşturmak istediğiniz arama klasörünü tıklamanız ve ardından "Tamam" düğmesine basmanız yeterlidir.

Oldukça basit değil mi? Şimdi, daha güçlü olan kendi özel arama klasörlerinizi oluşturmaya göz atalım.

Outlook'ta Özel Arama Klasörü Oluşturma

Özel arama klasörleri, önceden tanımlanmış arama klasörlerinin içermediği ek ölçütler sağlar; bir Outlook iletisinin içerdiği herhangi bir alana göre hemen hemen arama yapabilirsiniz. Daha da önemlisi, mesaj seçmek için birden fazla ölçüt kullanan özel bir arama klasörü oluşturabilirsiniz. Örneğin, belirli kişilerden yalnızca bir tane görüntülenen ve konu satırında belirli kelimeleri olan bir mesajınız olabilir.

Bir arama klasörü oluşturmak için Şerit üzerindeki “Klasör” sekmesine geçin ve ardından “Yeni Arama Klasörü” düğmesini tıklayın.

& Nbsp;

Yeni Arama Klasörü penceresinde listenin en altına gidin, “Özel Arama Klasörü Oluştur” seçeneğini seçin ve ardından beliren “Seç” düğmesini tıklayın.

Özel Arama Klasörü penceresinde, klasörünüz için bir ad yazın.

Ardından, arama için kriterleri belirleyeceksiniz, bu nedenle “Kriter” düğmesine basın.

Arama Klasörü Kriterleri penceresi, aramanızı gerçekten özelleştirmenize olanak sağlar ve istediğiniz kadar ölçüt arasından seçim yapabilirsiniz.

“Mesajlar” sekmesi, konudaki veya mesaj gövdesindeki, göndericilerdeki ve alıcılardaki belirli kelimeleri aramanıza izin veren temel kriterleri içerir. Aramayı, “Kime” satırında veya “Kime” veya “Bilgi” satırında diğer insanlarla tek kişi olduğunuz mesajlarla da sınırlayabilirsiniz.

Ve ne zaman alındıkları, gönderildiği, değiştirildiği vb. Esas alınarak mesajlar için bir zaman aralığı belirleyebilirsiniz. Örneğin, yalnızca son yedi gün içinde alınan mesajları gösterebilirsiniz.

“Diğer Seçenekler” sekmesi, aramanızı daraltmak için daha da fazla kriter sağlar. Özel kategorilerdeki, okunmamış veya eki olan mesajlara, mesajın önemine, işaretlenmiş veya işaretlenmemiş ve hatta mesajın gerçek boyutuna göre arama yapabilirsiniz. Bu sonuncusu, bu arada büyük ekleri bulmak ve silmek için yardımcı olabilir.

“Gelişmiş” sekmesi, bir Outlook nesnesinin depolayabileceği tüm alanlara göre ölçüt eklemenizi sağlar. Bir sürü var, o yüzden onları burada korumaz. Ancak, diğer sekmelerde bulamadığınız bir şeyi aramanız gerekirse, bu "Alan" düğmesini tıklatarak ve menüleri tarayarak bulma şansınız olur.

İstediğiniz tüm kriterleri bu üç sekmede ayarlamayı tamamladığınızda, devam edin ve Özel Arama Klasörü penceresine geri dönmek için “Tamam” düğmesine tıklayın. Yapmadan önce burada yapılandırmak isteyebileceğiniz bir şey daha var.

Varsayılan olarak, oluşturduğunuz özel arama, Outlook veri dosyanızdaki tüm klasörlerden çekilir. Bunu sadece belirli klasörlerle sınırlamak istiyorsanız, “Gözat” düğmesine tıklayın.

Klasör Seç penceresinde, aramaya eklemek istediğiniz klasörleri seçin ve ardından “Tamam” düğmesini tıklayın.

Sonra ana Özelleştirme penceresine geri dönün, devam edin ve tekrar “Tamam” ı tıklayın.

Outlook özel arama klasörünü oluşturur ve klasör görünümünüze ekler.

Kullanmayı sonlandırdığınızda, Özel Arama Klasörü özelliği oldukça güçlüdür. İşte arama klasörlerini aşağıdakiler için kullanabileceğiniz şeylerden sadece birkaçı:

  • Messages to and from your boss
  • Messages with unresolved followup flags by category (for example, you could search for only the unresolved items in the personal category)
  • Messages with high importance
  • Messages to and from a client (You could even use their full domain in the search box and choose to search all fields)
  • Messages with attachments and that are over a certain size (great for getting rid of big attachments and reducing the size of your data file)

Ve bu sadece yüzeyi çizer. Peki, ne tür arama klasörleri yaratıyorsunuz? Yorumlarda bize bildirin!